IT-projekti

Onnistuneen IT-projektin avaimet

Aki_InfotoolAsiakaskeskeistä toimintatapaa korostetaan nykyään yhä useampien yritysten strategioissa ja ydinviesteissä, mutta se vaatii yritykseltä erittäin vahvaa asiantuntemusta toimialallaan sekä asiakkaidensa tarpeiden tunnistamista ja ennakoimista. Asiakaskeskeisyys tulisikin ehdottomasti ottaa huomioon yrityksen toimintaa ohjaavana periaatteena, sillä asiakkaan kautta myös itse yritys saa mahdollisuuden kehittyä ja uudistua. Hyöty on siis molemmin puolinen. Mutta miten asiakkaan toiveet saadaan toteutettua konkreettisesti päivittäisessä työssä ja mitä se tarkoittaa modernissa IT-projektityöskentelyssä?

 

IT-projektin käynnistäminen

Kaikki lähtee asiakkaan ongelmasta, joka pitäisi ratkaista mahdollisimman kustannustehokkaalla tavalla – aidosti kuunnellen, osallistuen ja uutta lisäarvoa luoden. Näin maksimoidaan pitkän ja hedelmällisen asiakassuhteen syntymisen mahdollisuus.

Tehokas viestintä projektin aikana onkin avainasemassa onnistuneessa IT-projektissa. Pääperiaate viestinnän osalta pitäisi olla: ”mitä enemmän, sen parempi” – kuitenkin niin, että kokonaisuus pysyy selkeänä. Jos jostain asiasta tai henkilöstä ei kuulu pitkään aikaan, voidaan olettaa, että tuolloin projekti ei niiltä osin edisty. Tällöin kyseinen asia olisi parempi saada kaikkien tietoon, jotta siihen voidaan reagoida ajoissa.

Projektin alussa on hyvä järjestää aloituskokous projektiryhmän kesken. Isoissa projekteissa tekijöille on hyvä saada kasvot, sillä tämä sitouttaa henkilöt paremmin yhteisen tavoitteen saavuttamiseen. On ymmärrettävä, että osa henkilöistä kuuluu linjaorganisaatioon, jolloin projekti on heillä hoidettavana omien tehtävien lisäksi. Nopeat viikkopalaverit yleensä riittävät pitämään asianosaiset ”kartalla”, mutta projektista riippuen Agile -menetelmän mukaiset ”daily standup:t” saattavat myös tulla kyseeseen.

 

Projektipäällikön rooli IT-projektin läpiviemisessä

Tässä ajassa projektityöskentelyssä korostuu erityisesti kokonaisvaltainen lähestymistapa sekä muutoksenhallinnan taidot. Projektipäällikön rooli on hyvin keskeinen IT-projektin asioiden niputtamisessa ja hallinnoinnissa.

Yksityiskohtia saatetaan miettiä usean eri henkilön toimesta, eri medioiden välityksellä, mutta silti tieto tulisi koota tehokkaasti ja olla kaikkien nähtävissä lähes reaaliaikaisesti. Projektipäälliköllä tulisikin olla yksityiskohdista vahva kokonaiskuva sekä oikea väline tietojen hallinnointiin sekä projektin edistymisen seurantaa varten. Hänen on siis varmistettava, että asiat eivät unohdu, vaan edistyvät aikataulun mukaisesti.

Projektin määrittelyt ovat yleensä hieman epätarkkoja, joten muutoksia tulee mitä todennäköisimmin tapahtumaan projektin aikana. Liiketoimintatarpeet harvemmin kokonaan muuttuvat, mutta ne saattavat toki tarkentua matkan varrella. Pitkässä juoksussa on hyvä pyrkiä mahdollisimman standardiin toimintalogiikkaan ja dokumentoida poikkeavuudet, jotta ylläpidettävyys säilyy mahdollisimman hyvänä.

 

Projektin edistymisen ja asiakastyytyväisyyden seuraaminen

Hyvä etukäteissuunnittelu on varmin tapa välttää ikäviä yllätyksiä projektin varrella. Asiakkaan kanssa tulisi mahdollisuuksien mukaan sopia kokonaiskustannusarvio, sekä seurata kustannusten kertymistä matkan varrella.

Aikataulu kannattaa pyrkiä arvioimaan mahdollisimman todenmukaisesti ja viestiä tämä myös asiakkaalle. Etukäteen sovittuna ymmärrystä poikkeustilanteissa löytyy huomattavasti helpommin. On hyvä tehdä selväksi, että koko ajan muuttuvat vaatimukset väistämättä luovat lisäkustannuksia. Järkevän aikataulun mukaan työskentely on koko työryhmälle huomattavasti motivoivampaa.

Kun mietitään asiakastyytyväisyyttä IT-projektissa, on päivänselvää, että laatu pitää aina olla sopimuksen mukaista ja kyllin hyvää. Testauksesta huolimatta virheitä ja odottamattomia tapauksia tietysti tulee, mutta ne on käsiteltävä tapauskohtaisesti mahdollisimman ripeästi. Suorat virheet tulisi korjata takuuna.

On siis pyrittävä ennakoimaan ongelmatilanteet ja reagoitava niihin välittömästi. Tämä vaatii projektin toteuttavan yrityksen henkilöstöltä hyvää liiketoimintaosaamista, monipuolisia valmiuksia kehittää prosesseja ja tekniikoita sekä hallita muutosta tehokkaasti ja kokonaisvaltaisesti.

 

Mistä sitten tunnistaa onnistuneen IT-projektin?

Projektin aikana yllättäviä tilanteita varmasti tulee eteen, niitä ei voi mitenkään täysin ennakoida tai välttää. Jokaisen IT-yrityksen keskiössä tulisikin olla itse asiakas ja ymmärrys hänen toiveistaan. Yrityksellä tulisi olla myös aito halu kehittää omaa tuotetarjoamaansa ja palveluvalikoimaansa vastaamaan asiakkaiden tämän hetkisiä ja jopa tulevaisuuden tarpeita. Aidon lisäarvon tuottaminen asiakkaille pitäisi kuulua yrityksen arvoihin ja tavoitteisiin. On oltava rohkeutta muuttaa toimialan kankeita ja ei toimivia käytäntöjä omalla toiminnallaan.

Projektin onnistumista tulisi mitata jälkikäteen ja oppia matkan varrella tapahtuneesta. Varsinkin, jos lähitulevaisuudessa on tiedossa suhteellisen samankaltainen projekti. On hyödyllistä pysähtyä miettimään – mahdollisesti jopa asiakkaan kanssa, mikä meni hyvin ja missä olisi vielä parannettavaa. Ilman tällaista ”lessons learned” -pohdintaa, prosessit eivät parane, eikä kehitystä tapahdu. Tyytyväinen asiakas lienee paras mittari onnistuneelle IT-projektille. Tällöin tavoite on saavutettu kustannustehokkaasti sovitussa aikataulussa ja annettu asiakaslupaus on lunastettu.

 

Kirjoita kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *